Hulp bij MilaîtreMilaître Cadeaukaarten

Zo werkt het

1. Open de cadeaukaartpagina van de gewenste zaak.
2. Kies een vast bedrag of vul een toegestaan eigen bedrag in.
3. Vul koper en ontvanger zorgvuldig in en voeg eventueel een boodschap toe.
4. Controleer de samenvatting en betaal via de aangeboden betaalmethode.
5. Na geslaagde betaling wordt de cadeaukaart volgens het gekozen bezorgmoment verstuurd.

Zo werkt het

1. Controleer tijdens aankoop het e-mailadres van de ontvanger.
2. Kies directe levering of een toekomstige bezorgdatum als de zaak dit aanbiedt.
3. De e-mail bevat de waarde, geldigheid, code, QR en beschikbare Wallet-knoppen.
4. Controleer spam als een succesvol betaalde kaart niet binnen enkele minuten aankomt.

Goed om te wetenStuur een cadeaukaartcode niet door via openbare berichten of screenshots.

Zo werkt het

1. Keer terug naar de cadeaukaartpagina en controleer of een foutmelding zichtbaar is.
2. Probeer opnieuw met een ondersteunde betaalmethode.
3. Controleer je bankapp voordat je een tweede poging start.
4. Mail support met tijdstip en zaaknaam als geld afgeschreven lijkt maar geen kaart geleverd werd.

Zo werkt het

1. Open Saldo controleren op giftcards.milaitre.be.
2. Vul de volledige cadeaukaartcode in of scan de QR via een ondersteunde scanner.
3. Controleer resterend saldo, status en geldigheidsdatum.
4. Deel deze gegevens alleen met de ontvanger of de zaak waar de kaart geldig is.

Zo werkt het

1. Open de originele cadeaukaartmail op je telefoon.
2. Tik op de Wallet-knop die in je cadeaukaartmail beschikbaar is.
3. Controleer zaak, saldo en geldigheid en bevestig het toevoegen.
4. Open de Wallet-pass bij de kassa zodat de zaak de QR kan scannen.

Goed om te wetenEen Wallet-pass is een weergave van dezelfde cadeaukaart. Het actuele saldo blijft centraal in Milaître beheerd.

Zo werkt het

1. Toon de QR of code aan een medewerker van de deelnemende zaak.
2. De medewerker controleert status, saldo en locatiegeldigheid.
3. Bij gedeeltelijk gebruik blijft het restsaldo op dezelfde cadeaukaart staan.
4. Controleer na afloop opnieuw het saldo als je een bevestiging wilt.

Zo werkt het

1. Controleer de zaak- en locatievermelding in de cadeaukaartmail.
2. Een groepsbrede kaart blijft geldig bij alle deelnemende locaties van die groep.
3. Een locatiegebonden kaart kan alleen daar worden ingewisseld waar de scope dit toestaat.
4. Vraag de zaak om bevestiging als de geldigheid niet duidelijk vermeld staat.

Zo werkt het

1. Rond je Milaître-account en betaalprovideronboarding af.
2. Controleer publieke zaaknaam, contactgegevens en toegestane locaties.
3. Stel vaste bedragen, minimum, maximum en eigen bedrag in.
4. Kies een geldigheidsduur en controleer de voorbeeldweergave.
5. Voer een kleine gecontroleerde test uit voordat je de verkooplink deelt.

Zo werkt het

1. Open Inwisselen in het cadeaukaartbeheer.
2. Scan de QR of typ de code rechtstreeks in zonder ze hardop te delen.
3. Controleer kaartstatus, scope, saldo en vervaldatum.
4. Zet hetzelfde bedrag in de kassa klaar op de betaalmethode Milaître cadeaukaart.
5. Vul bij voorkeur het kassabon- of ordernummer in en bevestig de afboeking.
6. Bij een verbindingsfout mag je dezelfde handeling opnieuw proberen: Milaître voorkomt dat dezelfde poging twee keer wordt afgeboekt.

Goed om te wetenGebruik nooit Contant of Cash voor het cadeaukaartgedeelte. Alleen het eventuele restbedrag krijgt de betaalwijze waarmee de gast dat restbedrag werkelijk betaalt.

Zo werkt het

1. Open de cadeaukaart en controleer de meest recente transactie.
2. Noteer kassabon, bedrag, tijdstip en reden zonder de volledige cadeaukaartcode te delen.
3. Corrigeer de kassabon niet los van Milaître; anders lopen kassa en cadeaubonsaldo uiteen.
4. Neem contact op met Milaître support voor een gecontroleerde saldocorrectie met auditspoor.

Goed om te wetenEen zelfstandige terugdraaiknop voor handelaars is nog niet actief. Zo voorkomen we ongecontroleerde saldoverhogingen.

Zo werkt het

1. Gebruik Verkoop voor geslaagde en mislukte aankopen.
2. Gebruik Transacties voor inwisselingen en eventuele correcties.
3. Controleer openstaand saldo als toekomstige verplichting van de zaak.
4. Exporteer alleen wat je nodig hebt en bewaar bestanden op een beveiligde locatie.

Zo werkt het

1. Maak in je kassasysteem een nieuwe betaalmethode met de naam Milaître cadeaukaart.
2. Gebruik waar mogelijk de code MILAGIFT en de boekhoudreferentie MILAITRE_GIFTCARD.
3. Kies als type Externe cadeaukaart, Voucher, Ander betaalmiddel of een gelijkwaardige niet-contante optie.
4. Zet kassalade openen, cash float en QR-betaling voor deze methode uit.
5. Laat je boekhouder de methode koppelen aan de juiste cadeaubon- of tussenrekening.
6. Test één deelbetaling en vergelijk daarna het kassabonbedrag met de transactie in Milaître.

Goed om te wetenMilaître heeft nog geen automatische kassasync. De aparte betaalmethode zorgt er wel voor dat Lightspeed, Square, Odoo en andere kassa’s de betaling correct kunnen onderscheiden van cash.

Zo werkt het

1. Open Lightspeed Back Office en ga naar Payment > Payment methods.
2. Kies Add payment method en selecteer Other payment method.
3. Naam: Milaître cadeaukaart. Accounting reference: MILAITRE_GIFTCARD.
4. Gebruik de unieke code MILAGIFT wanneer Lightspeed of je integratiepartner om een code vraagt.
5. Laat Include in floats, Open cash drawer en Initiate payment via QR code uit.
6. Sla op en plaats de nieuwe betaalmethode zichtbaar op het betaalscherm.

Goed om te wetenDit is een handmatige externe cadeaukaartmethode. Lightspeed verlaagt het Milaître-saldo niet automatisch.

Zo werkt het

1. Open Restaurant Manager en ga naar Betalingen.
2. Kies Betaling toevoegen.
3. Naam: Milaître cadeaukaart. Beschrijving: Externe Milaître-cadeaukaart.
4. Kies Cadeaubon als type en zorg dat de betaalwijze actief is in Restaurant POS.
5. Zet automatisch finaliseren alleen aan als dat past bij je normale kassaproces.
6. Sla op en test een betaling via het gedetailleerde betaalscherm.

Goed om te wetenGebruik niet de interne Lightspeed-cadeaubonadministratie om het Milaître-saldo te wijzigen. Dat saldo blijft uitsluitend in Milaître.

Zo werkt het

1. Open Square POS en ga naar More > Settings > Checkout > Payment types.
2. Activeer Other gift card or certificate, of maak een Custom Payment Type.
3. Noem de methode Milaître cadeaukaart.
4. Plaats de methode bij je belangrijkste betaalwijzen.
5. Gebruik bij afrekenen exact het bedrag dat je daarna in Milaître afboekt.
6. Square registreert deze externe betaling alleen; het geld en saldo worden niet door Square verwerkt.

Zo werkt het

1. Ga naar Point of Sale > Configuration > Payment Methods en kies New.
2. Naam: Milaître cadeaukaart.
3. Koppel de betaalmethode aan de juiste Point of Sale-vestigingen.
4. Gebruik geen betaalterminalintegratie voor deze handmatige externe cadeaukaart.
5. Laat je Odoo-partner of boekhouder het juiste dagboek en de tussenrekening configureren.
6. Test de methode in een POS-sessie en controleer het sessie- en betaalrapport.

Goed om te wetenDe exacte journal- en rekeningkeuze hangt af van je Odoo Accounting-configuratie en moet door je boekhouder worden bevestigd.

Zo werkt het

1. Vraag om een niet-contante betaalmethode met de naam Milaître cadeaukaart.
2. Geef MILAGIFT als interne code en MILAITRE_GIFTCARD als boekhoudreferentie door als zulke velden bestaan.
3. Vraag dat de methode apart verschijnt in dagrapport, Z-rapport en betaalmiddelenexport.
4. Zorg dat de methode geen kassalade opent en niet bij contant geld wordt geteld.
5. Laat deelbetalingen toe zodat een restbedrag met kaart of cash kan worden betaald.
6. Voer een test uit en vergelijk de kassabon met Milaître Transacties.

Zo werkt het

1. Controleer het beschikbare saldo in Milaître.
2. Boek maximaal dat saldo in de kassa op Milaître cadeaukaart.
3. Boek het resterende kassabedrag op de echte tweede betaalwijze, bijvoorbeeld bankkaart.
4. Vul in Milaître alleen het cadeaukaartgedeelte in en bevestig.
5. Controleer dat de som van beide betaalwijzen gelijk is aan het volledige kasticket.

Zo werkt het

1. Neem het dagtotaal van de betaalmethode Milaître cadeaukaart uit je kassa.
2. Filter in Milaître Transacties op dezelfde dag en vestiging.
3. Vergelijk totaalbedrag en kassabonreferenties.
4. Onderzoek verschillen vóór je de boekhouding afsluit.
5. Bewaar alleen de noodzakelijke export en deel geen volledige cadeaukaartcodes.

Zo werkt het

1. Deel nooit volledige codes of QR-afbeeldingen in openbare kanalen.
2. Vraag support niet om wachtwoorden, API-sleutels of volledige betaalgegevens.
3. Controleer medewerkerstoegang en trek oude accounts onmiddellijk in.
4. Meld verdacht gebruik met zaaknaam, tijdstip en afgeschermde context.

Zo werkt het

1. Beperk toegang tot medewerkers die cadeaukaarten moeten beheren.
2. Gebruik e-mailgegevens niet automatisch voor marketing zonder passende grondslag.
3. Bewaar financiële administratie volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
4. Behandel verzoeken om inzage, correctie of verwijdering gecontroleerd; financiële records kunnen niet altijd meteen volledig gewist worden.

Zo werkt het

1. Controleer hoofdletters, cijfers en eventuele verwisseling van vergelijkbare tekens.
2. Scan de QR opnieuw met voldoende licht.
3. Controleer of de kaart bij de huidige locatie geldig is.
4. Bekijk de transactiehistoriek om dubbel inwisselen uit te sluiten.
5. Mail giftcards@milaitre.be met tijdstip en afgeschermde code als het probleem blijft.

Zo werkt het

1. Vermeld zaak, pagina, tijdstip en de handeling die je probeerde.
2. Masker cadeaukaartcodes en persoonsgegevens op screenshots.
3. Deel nooit wachtwoorden, volledige QR-codes, API-sleutels of bankkaartgegevens.
4. Mail giftcards@milaitre.be voor aankoop-, Wallet- of handelaarsproblemen.